Thursday, January 14, 2010

[資訊] 美國留學申請流程 Part I 資料準備




如何申請美國研究所

Jia-Bin Huang
jbhuang0604@gmail.com

Latest Updated on Jan. 19, 2010


PDF Version Download Latest Updated on April. 28, 2010





由於留學申請的網路資源越來越多,我想與其參考已經可能過期的資訊,不如由大家一起共同修改來豐富其內容。如果你願意分享你的經驗和補充內容。歡迎經由此連接來更新。





Motivation

申請學校大致上告一段落,第一次接觸申請學校,在網路搜尋到的往往都是破碎的資訊,某些甚至有許多謬誤的觀念和做法,我希望整理申請過程中可能會遇到的問題和可以去哪裡找答案,讓之後有興趣出國念書同學們對於整個流程有個基本的概念,省去這些整理的煩人過程,我主要強調如何(How)申請美國研究所(電機資訊EECS相關科系),並且僅說明申請流程,至於為何(Why)要出國念書和怎麼申請到名校,因為牽涉到主觀的認知和經驗,並且已經有非常多的文章探討了,所以這一部分不在我討論的範圍內,有興趣的可以到看ptt studyabroad版的精華區,裡頭有很多前人的經驗和心得。

接下來主要分成兩部分,第一部分說明申請過程中所需要的資料,如何取得以及注意事項,第二部分則為學校的申請流程。









Part I: Required Documents

1. 個人基本資料/Personal Information

學校需要的基本資料包括姓名、性別、生日、出生地、人種、國籍(以及是否為美國永久居民),和聯絡方式(永久地址、電話、E-Mail)

注意事項:

a. 填表時的姓名必須和護照上的英文名字一模一樣,還沒有正式的英文拼音的話,可以參考外交部國語羅馬拼音對照表(以此申請護照),申請填表時需要先確定的護照上的拼音。

b. 地址為學校寄發正式文件(e.g. 錄取/拒絕信或I-20)給你的管道,英譯可以由中華郵政中文地址英譯網站查詢,另外,這個地址盡可能地和你報名ETS標準考試(GRE, TOEFL)時的通訊地址一致,以方便學校於大量的申請資料中查詢(申請Princeton EE便有此要求)

c. E-Mail為你和學校溝通最方便的管道,請盡量選擇較可靠的E-Mail,否則可能會擋學校的信或是過一陣子就把之前與學校的通信刪除

2. 教育背景/Educational Background

在進入美國研究所就讀之前,所受過的教育背景,決大部分的學校只要求你大學和研究所的背景(德州的學校例外), 以交大電子九五級做例子,需要的資訊有
1) 學位起訖年月 e.g. 09/2006 to 06/2006
2) 拿到或預期拿到學位的年月 e.g. 06/2006
3) 學位類別 e.g. Bachelor of Science
4) Grade Point Average (GPA) 學業成績平均點數,即成績點數與學分的加權平均值,在台灣都是一百分制,每間學校都會有轉換GPA的機制

舉例來說,交大的換算機制為
大學部: 80 or more=A= 4.0, 70-80=B=3.0,60-70=C=2.0,below 60=D=1.0
研究所: 85 or more=A=4.0, 70-84=B=3.0,below 70=D=1.0

GPA的計算有分為三種Overal、Major和 Last 60:
1) Overall GPA
總平均,成績單上所有的科目加權平均
2) Major GPA
專業科目平均,扣掉通識外語軍訓之外的專業科目加權平均
3) Last 60 or Jr.Sr. GPA
最後六十學分的GPA,算法為從大四下大四上往前累加,加到超過六十學分的那一學期為止,通常就是大三大四科目的GPA,因為大三大四修課往往較多專業科目,Last 60 GPA主要看學生在這些進階專業科目的表現

注意事項:

a. 通常台灣學生的GPA因計算的方式而普遍偏高,因此部分學校為了更加區別學生的成績會加註說明,非美國學校就不填GPA,請你填上你的原始成績和成績計算方式 (grading system) (e.g. 85.12/100 pt. system)

使用方式;將歷年來的成績和學分數分成專業和非專業輸入,你便可以得到每個學年的專業和總平均,以及三種GPA

c. 歷年學年(專業和非專業)成績只有Stanford University EE 需要,其餘只需要知道三種GPA和平均即可

3. 個人簡歷/CV/ Resume

雖然只有部分學校要求履歷表,而且大都是屬於非必要的文件,但是還是強力建議製作一份履歷表,長度原則上不超過兩頁,排版則可以使用LaTeX網路上有許多LaTeX的模板,你只需要將你的資料填入即可,可以省去你排版的時間:模板一模板二以及我申請時用的模板和此模板產生出來的PDF檔,需要的人可以直接拿去做修改

至於Resume裡面要寫些甚麼則見仁見智,以下歸納幾個Resume常見的基本元素

Recommended

Name, Contact information (tel, mobile, e-mail, address)
通常置於履歷最上頭,申請者的基本聯絡資料

Area of Interest
研究所想研讀的領域,可列舉數個

Education
教育背景,請見第二點

Research Experience
這點於博士班申請尤其重要,列出在申請研究所時你曾有過的研究經驗,可以是大學專題或碩士班論文題目,簡要地勾勒出研究內容和成果,審查委員由此可以大致估測申請者的研究潛力

Working and Teaching Experience
若有工作或是教學(e.g., 課程/實驗助教)的經驗,有加分的功效

Honor and Distinctions
列出獲得的重要獎項及獎學金,記得把獎項的意義寫出來,否則審查委員無從得知該獎項的難度

Publications
若有發表學術論文於會議或期刊發表,請務必將其列進你的履歷,這會是你研究能力的一大佐證

Optional
以下的內容可依自己履歷的長度或內容來選擇加入
Coursework
修習過的專業課程,如果你/妳曾經修過該研究領域或是基礎科學的進階課程(e.g., 高等微積分, 拓樸學),則列舉在履歷會有幫助,其餘基本的課程可以不列(e.g, 微積分, 線性代數等等)

Technical Skills
- Programming Languages
- Operating Systems
- Simulation tools
如果你/妳熟悉的程式語言較多或是熟悉某個領域才會使用的工具軟體(e.g, 通訊/網路等等),則可以考慮列進來

Extracurricular Activities
有相關的課外活動經驗,可以展現申請者的領導能力,和獎項類似,記得要寫清楚活動性質、參與人數等等細節資訊
References (推薦人資訊)
可以列舉推薦人的名字、職稱和連絡方式

4. 志願書或讀書計畫/Statement of Purpose (SOP) or Personal Statement (PS)

SOP、PS可能是申請文件中重要的一環,也是唯一一項可以完全自己控制的個人申請文件,字數限制大致有三種 1) <1000>
寫SOP之前,先問清楚自己幾個問題
1. 你為什麼想要追求這個學位? 動機是甚麼?
2. 為了追求這個學位, 你先前做了甚麼準備?
3. 為什麼你要申請這間學校這個Program?
4. 之後的生涯規劃

至於如何寫出好的SOP,有興趣的話可以看以下的連結

Graduate School Statement from Berkeley

What Makes a Good Statement of Purpose for Graduate School? from Berkeley


5. 個人自述/Personal History Statement (PHS)

跟SOP不同,PHS主要著墨在你個人過去的經歷,家庭或社會背景等等因素,什麼使得你想追求這個學位。
SOP is purely about academic achievement, whereas PHS is about how your background and life experiences could contribute to diversity.

以下舉例兩間學校對於PHS的要求描述

UC Berkeley 對 PHS的敘述

In an essay, discuss how your personal background informs your decision to pursue a graduate degree.

Please include any educational, familial, cultural, economic, or social experiences, challenges, or opportunities relevant to your academic journey; how you might contribute to social or cultural diversity within your chosen field;and/or how you might serve educationally underrepresented segments of society with your degree.

Univ. Michigan 對PHS的敘述

How have your background and life experiences, including cultural, geographical, financial, educational or other opportunities or challenges, motivated your decision to pursue a graduate degree at the University of Michigan?

For example, if you grew up in a community where educational, cultural, or other opportunities were either especially plentiful or especially lacking, you might discuss the impact this had on your development and interests. This should be a discussion of the journey that has led to your decision to seek a graduate degree.

Please do not repeat your Academic Statement of Purpose.

6. 推薦信/Recommendation Letters

1) 推薦信數量:
一般學校要求申請者提供三封推薦信,雖然你可以提供四封甚或是五封推薦信,但是如果多的推荐信若沒有提供新的重要訊息(e.g. 研究能力, 個人特質),那麼再多推薦信也是沒用,底下是UC Berkeley 對於推薦信的說明

Having more than 3 letters, though we allow it, is not recommended. Due to the volume of applications we receive every year, there is no guarantee that more than 3 letters will be read.

Having more letters is not necessarily better. Three strong letters is much better than 3 strong letters and one mediocre or bad letter. It can be a good idea to ask your recommenders if they can write you a good, detailed letter. You would be surprised at the number of mediocre or
nondescriptive letters we receive every year. A one-two sentence letter is probably not going to help your cause. The best letters gauge your ability and potential for research and graduate study, often citing examples from the recommenders own experiences with you.

2) 推薦信寄發
目前絕大部分的學校皆採用線上推薦信系統,這也是較便利的方式,可以清楚掌握推薦信的進度,申請人在申請過程中填入推薦者的基本資料和聯絡方式,填完之後系統會寄發信件給推薦者(也就是老師們),信中會提供該學校推荐信系統的網址,給推薦人的帳號密碼和申請者的資訊,推薦者可以直接用推薦信系統來上傳推薦信

3) 推薦信追蹤
大致上可以分為兩類,第一類推薦信系統在你的推薦人上傳推薦信之後,系統就會馬上寄發通知信給你,第二類則是要自己到網頁上去查詢,此外,學校寄給推薦人的request mail,有時候會發生老師沒收到或是被信箱擋信之類的情況,這時候如果學校的線上推薦系統有提供重發request mail的功能的話,可以盡快加發給你的推薦人,如果沒有,可以直接寫信給該學校,提供你的申請資料和推薦人的聯絡資訊,過幾天就會寄發request mail給你的推薦人了

4) 所需要的推薦者資料
Name 姓氏和名字不要拼錯
E-mail 最重要的部分,E-mail是學校認證推薦人的方式,request mail也是寄發到你所填入 的信箱中
Title 記得問清楚, 以免老師已經升等了你不曉得
Affiliation 學校單位
Relationship 推薦者和你的關係
比較普遍的關係有以下幾種
1. Undergraduate Research Advisor 大學部專題指導教授
2. Master Thesis Advisor 碩士論文指導教授
3. Supervisor 公司的上司
4. Class Instructor 上過課的老師

Telephone Address 電話和住址是提供給對你有興趣的美國教授們,他們如果對你的申請有疑問,可以直接打電話給你的推薦人問清楚

Waived 在填推薦人聯絡資訊的地方,有一格會問你要不要放棄之後看推薦信的權利,記
得千萬一定要選擇放棄,否則會嚴重影響推薦信的公信力

以下是UC Berkeley對Waiver 的描述

Your waiver decisions. (Please keep in mind that letters you have waived access to are generally thought to be more reliable than those for which you have not waived access. A few recommenders also refuse to write letters if access to them has not been waived. Given this, this may be something you should discuss with your recommenders before han.

由於教授們通常都很忙碌,所以事先最好先整理必要的資訊給教授,以做為寫推薦信的參考,必要的資訊包含

1. 成績單 用掃描器掃成PDF電子檔(中英文),另外如果你有修過推薦人的課記得做標記或額外提醒

2. Statement of Purpose (SOP) 給推薦人你的SOP有助於教授了解你申請的意願,以及未來想做些什麼研究

3. Applied School List 列一個總表給教授,裡頭包括你所申請的學校和科系 PhD或是MS 各校的截止日期和你想申請的領域

4. 草稿 有些老師會希望你提供一個推薦信的草稿,可以看以下的範例





7. 成績單/Official Transcript

每間學校都需要英文成績單,部分學校會額外要求中文成績單和中英文學位證明。

交大的申請流程: 決定好要申請的學校之後,到學校系所的網頁查詢並統計需要的成績單或學位證明個數,到學校註冊組申請,如果人還在學校的話,可以親自前往申請,若已經畢業不想多跑一趟的話,則可以利用遠距申請, 詳情請看教務處註冊組

將你所要的成績單學位證明份數用word寄給註冊組 regapp@cc.nctu.edu.tw 之後自己挑個時間去領取,拿到成績單和學位證明之後, 要買學校的信封(上面有學校英文名字和地址), 分學校裝袋之後, 再拿到註冊組蓋彌封章, 證明你沒有在文件上動手腳

台大成績單申請流程 請見 ptt/studyabroad mensa □ [分享] 申請台大成績單流程

至於寄成績單和財力證明(有些學校需要你先開財力證明)的方式可以有下列幾種
1. 郵局International Express Mail Service (EMS) 300元 約7天到
2. 郵局的信函航空掛號 平信才40元 掛號7~80元 平信約三個禮拜到一個月 掛號約兩
周到
3. 快遞 DHL, FeDex, UPS 400元,今天寄明天到
(捷進代辦公司有做UPS寄件,就在台大正門對面愛因斯坦書局樓上,我個人覺得挺方便的)

8. 托福/Test of English as a Foreign Language (TOEFL)


由於中國學生太過團結, 一直破解ETS的出題,使得ETS(管TOEFL和GRE考試的機關)不斷改進,演化到現在的Internet-Based Test,在iBT中共有4個階段分別考閱讀, 聽力, 口說, 和寫作,網路上有很多準備托福的心得文章,ptt有個TOEFL_iBT版,專門在討論iBT托福,準備考試之前,可以先到板上看看前人的心得。

TOEFL報名注意事項

1) 從托福網站註冊一個自己的帳號,之後便可以用這個帳號進行報名考試,加發成績單,查看成績等動作

2) TOEFL是七天內不得考兩次

3) 考場需要慎選,某些考場的隔音非常差,或是有時電腦會當機,最後出來成績變成個
位數之類的情況(俗稱的地雷)

4) 報名考試的時候可以選擇四間免費加發的學校(之後加發每間要價$17)

TOEFL加發:

考完試之後過2-3個禮拜成績可以在網頁上查到,有成績之後便可以進行加發,加發時要注意你申請科系的要求,有些要求你寄到學校,有些則要寄到系所(no department code needed)

9. 研究生入學考/Graduate Record Examinations (GRE)

GRE包含三個部份字彙,數學,和分析寫作
(Verbal Reasoning, Quantitative Reasoning, Analytical Writing)
欲了解考試內容的可以參考以下ETS的官方說明文章,ptt有個GRE_Verbal版,準備考試請參考精華區裡的文章




GRE自修經驗分享 相當完整的GRE基本介紹以及攻略

報名GRE時可以填寫四所學校免費加發成績,之後每加發一間$20,加發的方式有電話或網路,網路加發速度較快較為推薦

加發GRE請到這個網站 GRE加發網站

填寫基本資料之後便可輸入要加發的學校和系所,其中的Registration number在紙本成績單上面會顯示,成績單上顯示123-1234, 你則輸入1231234
E-Mail 則填入當初報名的E-Mail

寄發GRE和TOEFL成績時都會需要兩個code一個是institution,另一個則是Department,這些資訊通常在學校系所的網頁都可以找得到,記得搜尋學校網頁時用Excel建表把這些資訊記錄下來

申請時建立這樣的學校資料表格可以讓你不用一直在學校網頁中一直查詢
credit: Te-Yuan Huang(ptt id devone)

注意事項:

a. GRE在作弊區域(台灣、中國、香港、韓國)只有筆試,是兩階段考試,先考AWA,六月或十月(一年僅有兩次考試)再考字彙和數學,至於國外機考則是禮拜一到禮拜五皆可以考試,一次考試考完字彙、數學和分析寫作

b. 常見機考國家選擇以及理由有:日本(順便觀光旅遊)、新加坡(語言可以通)、泰國(較
便宜)

c. 機考分數往往高於筆考成績,但是運氣成分比重較重,筆考成績相對較能夠測驗出實力

10. 其他/Miscellaneous

a. Research Experience

申請PhD最重要的就是研究,將自己做過的研究好好做整理不僅幫助申請時的填表,也可以作為自己選校和選擇老師的參考,

b. Course Content Information

部分學校會要求你提供修課的內容(UT Austin, MIT, Caltech, Harvard),因此建議事先做個總表將自己修過的課做個整理,裡頭包含以下資訊

課名/課本/修課內容/教師/修課時間/成績

3. Unofficial Transcript

將自己的成績單做掃瞄成2MB大小以下的PDF檔,部分學校可以讓你先提供Unofficial Transcript加速學校的審查(因為紙本成績單通常比較晚到也比較難整理)

4. Writing Sample

整理自己過去發表過的論文或是工作報告,有些學校可以上傳提供教授來參考

5. Personal Website

設計一個個人網站,把申請的相關資訊(Resume/CV, Research project等等)都放在上面有興趣的教授便會看看你做的研究

6. Professor Contact

申請PhD的很重要一環就是聯絡教授,由於教授們每天都會收到非常多Prospective PhD Student寄來的信,所以大部分都連看都不看就刪了,如果真的很想聯絡到教授的話,可以先考慮先聯絡該間學校的台灣教授,他們通常比較不會拒絕台灣學生的來信,如果你的研究領域剛好和該教授類似,這是最好的情況,即使相差很多,你可以向他詢問該學校或是你想聯絡的教授的情況,以下列出我曉得在美國大學任教的台灣教授(EECS領域)

Berkeley EECS
Technology of solid-state devices

Cornell ECE
Tsuhan Chen (Head of Electrical and Computer Engineering Department)
Multimedia Processing

Cornell ECE
Nonlinear system theory, nonlinear computations and their practical
applications to electric circuits, systems, signals and images.

University of Pittsburgh CS
Image information systems and visual languages

Columbia EE
Shih-Fu Chang (Head of the Electrical Engineering Department)
Multimedia Processing

UIUC ECE
human-computer interface, Multimedia
Optoelectronics

MIT EECS
Victor Zue (Head of the Computer Science and Artificial Intelligence Lab)
Spoken Language Processing

UC Merced EECS
Computer Vision

UCLA
High Speed Electronics

Harvard University CS & EE
complexity theory, database systems, VLSI design, parallel computing, computer networks, network security, wireless communications, and networking of unmanned aerial systems

Stanford University EE
bio-implant technologies, neural signal processing and non-invasive medical treatments using focused EM energy

UT Austin ECE
Photonics

USC EE
Multimedia Communication

TAMU ECE

註: 本文中若有誤導或是謬誤的情況,或是有人願意補充更完整的申請資料準備
麻煩直接E-Mail告知,謝謝

3 comments :

  1. Hey guys! Thanks for providing this information in both Chinese and English versions. I'm glad to find it available here. Well, I need to work on my college paper, so it's time to leave, but I'll get back to you soon!

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  2. Creativity is always diverse and dynamic. For a person to stay relevant, he or she must have an open mind and redefined it in a continual basis. However, a person should not be worried if they don’t have excellent creative since online writing services are available and they are always ready to offer Genuine Creative Writing Aid.

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